Konsep administrasi

ft: konsep administrasu

 Pengertian administrasi

Menurut Alemina Henuk-Kacaribu dalam buku Pengantar Ilmu Administrasi (2020), secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa Yunani, yakni administrare, berarti melayani atau membantu. Administrasi adalah seluruh kegiatan, mulai dari pengaturan hingga pengurusan segala halnya, yang dilakukan untuk mencapai tujuan bersama. Administrasi tidak bisa dilakukan oleh satu orang saja, karena membutuhkan kerja sama antar dua orang atau lebih.

Secara lebih spesifiknya, administrasi bisa dipahami dalam artian sempit dan luas:

a.     Pengertian administrasi dalam arti sempit

Mengutip dari buku Administrasi Perkantoran untuk Manajer & Staf (2009) karya Hendi Haryadi, administrasi merupakan kegiatan penyusunan dan pencatatan data serta informasi secara sistematis, untuk menyediakan keterangan dan memudahkannya untuk mendapat informasi itu kembali.

b.     Pengertian administrasi dalam arti luas

Dalam pengertian luas, administrasi diartikan sebagai aktivitas kerja sama oleh sekelompok orang yang didasarkan pada pembagian kerja, sesuai yang telah ditentukan dalam struktur, dilakukan untuk mencapai tujuan bersama secara efektif dan efisien.

Administrasi dalam artian sempit bisa dikatakan juga sebagai tata usaha. Sedangkan dalam pengertian luas, administrasi mempunyai sejumlah unsur penting, yakni sekelompok orang, kerja sama, pembagian tugas, terstruktur, kegiatan yang runtut untuk mencapai tujuan, serta pemanfaatan berbagai sumber.

Tujuan administrasi

Administrasi dibutuhkan oleh setiap organisasi ataupun perusahaan. Administrasi membantu dalam hal perencanaan serta pengembangan kegiatan, demi tercapainya tujuan bersama. Setidaknya ada tiga tujuan administrasi, yakni:

a)     Untuk memantau kegiatan atau data milik organisasi Adanya administrasi membantu organisasi untuk memantau dan senantiasa memperhatikan kegiatan atau data yang dimilikinya.

b)    Untuk evaluasi Selain untuk memantau, administrasi juga dibutuhkan untuk melakukan evaluasi, misalnya evaluasi kebijakan, kegiatan, rencana, atau hal lainnya.

c)     Untuk penyusunan program kegiatan Administrasi juga bertujuan untuk membantu penyusunan program kegiatan dan pengembangannya, agar sejalan dengan yang diinginkan organisasi tersebut.

Ciri-ciri administrasi

Dalam buku Dasar-Dasar Kewirausahaan (2019) karya Choms Gary Ganda Tua Sibarani, dkk,  dijelaskan jika administrasi memiliki lima ciri penting yang patut diketahui. Ciri tersebut adalah adalah sebagai berikut:

a)     Terdiri atas sekelompok orang,

Administrasi tidak bisa hanya dilakukan oleh seseorang saja, karena membutuhkan kerja sama dari dua orang atau lebih. Sehingga ciri utama administrasi adalah terdiri atas sekelompok orang dengan tujuan yang sama.

b)    Menjalin kerja sama,

Seperti yang telah disebutkan di atas, administrasi membutuhkan kerja sama demi tercapainya tujuan bersama yang diinginkan. Apabila kerja sama tidak dijalin, maka mustahil untuk meraih tujuan tersebut.

c)     Memiliki tujuan yang harus dicapai,

Sekelompok orang menjalin kerja sama dalam melakukan suatu hal, tentunya untuk mencapai tujuan. Tanpa adanya tujuan, aktivitas kerja sama tersebut tidak akan berarti apa-apa.

d)    Adanya proses kegiatan usaha Dalam administrasi,

proses kegiatan usaha juga menjadi ciri penting lainnya. Proses ini diartikan sebagai serangkaian kegiatan usaha untuk menjalin kerja sama dan meraih tujuan.

e)     Kegiatan bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan,

 Ciri lainnya dari administrasi adalah adanya bimbingan, kepemimpinan, serta pengawasan. Ketiga hal ini tidak dapat dipisahkan dan harus dilakukan.

Fungsi-fungsi administrasi

Administrasi mempunyai lima fungsi penting, yaitu:

a)     Fungsi perencanaan

Artinya administrasi digunakan untuk mengumpulkan dan mengolah data yang nantinya dimanfaatkan untuk penyusunan atau perencanaan sebuah kegiatan atau hal tertentu lainnya.

b)    Fungsi penyusunan

Artinya administrasi digunakan untuk menyusun serta menjalin komunikasi antar anggota dalam sebuah organisasi. Ketika komunikasi terjalin baik, organisasi akan semakin mudah meraih tujuan bersama yang diinginkan.

c)     Fungsi koordinasi

Artinya administrasi digunakan untuk mengkoordinasi rencana serta tujuan organisasi, supaya berjalan sesuai yang diharapkan.

d)    Fungsi pelaporan

Artinya administrasi digunakan untuk memberi informasi tentang kegiatan atau rencana apa saja yang telah dijalankan organisasi.

e)     Fungsi anggaran

Artinya administrasi digunakan untuk mengelola serta menganggarkan biaya yang diperlukan dalam pelaksanaan rencana atau kegiatan.

 Jenis-jenis administrasi

Ada banyak jenis administrasi yang bisa ditemukan di lingkungan sekitar kita. Adalah sebagai berikut:

a)     Administrasi perkantoran Adalah jenis administrasi yang aktivitasnya meliputi perencanaan keuangan, pencatatan, distribusi barang, dan personalia.

b)    Administrasi negara Adalah jenis administrasi yang aktivitasnya berkaitan erat dengan kepentingan publik atau masyarakat umum, seperti kebijakan publik, etika, dan sejenisnya.

c)     Administrasi keuangan Adalah jenis administrasi yang aktivitasnya berhubungan dengan keuangan. Salah satu tugas utamanya adalah membuat laporan keuangan.

d)    Administrasi pendidikan Adalah jenis administrasi yang kegiatannya berkaitan erat dengan dunia pendidikan. Contoh kegiatannya adalah perencanaan, pengarahan, serta pengawasan pendidikan.

e)     Administrasi niaga Adalah jenis administrasi yang kegiatannya meliputi perencanaan dan pengawasan segala hal yang bersifat keniagaan. Biasanya dilakukan manajer dalam perusahaan atau bisnis. Salah satu tujuan administrasi ini ialah meraih keuntungan atau profit ekonomi.