PENA PANIAI

 

Ft: pengertian SOP

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan pada indikator-indikator teknis, administrasi dan prosedur sesuai tata kerja, prosedur kerja dan unit kerja yang bersangkutan. Tujuan standar operasional prosedur (SOP) adalah menciptakan komitmen apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja instansi pemerintah untuk mewujudkan pemerintahan baik.

Hasil kajian menunjukkan tidak semua satuan unit kerja instansi pemerintah memiliki SOP, karena itu seharusnya satuan unit kerja pelayanan public instansi pemerintah memiliki standar operasional prosedur sebagai acuan dalam bertindak, agar akuntabilitas kinerja instansi pemerintah dapat dievaluasi dan terukur. Salah satu upaya untuk mewujudkan pelaksanaan reformasi birokrasi dilingkungan sekretariat DPRD adalah penyusunan standar operasional prosedur terutama berkaitan dengan administrasi pelayanan pemerintahan di lingkungan sekretariat DPRD. Untuk menyamankan persepsi dan pemahaman tentang langkah-langkah SOP di setiap unit kerja organisasi diperlukan pedoman penyusunan SOP di lingkungan sekretariat DPRD Salah satu upaya untuk mewujudkan pelaksanaan reformasi birokrasi dilingkungan sekretariat DPRD adalah menyusun standar operasional prosedur (SOP) terutama yang berkaitan dengan administrasi pemerintah pelayanan di lingkungan sekretariat DPRD.

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebagai pedoman pelaksanaan administrasi perkantoran dalam rangka peningkatan pelayanan dan kinerja organisasi pemerintah menyatakan bahwa “SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dilakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan aktor yang berperan dalam kegiatannya.

a.     Menurut Istyadi Insani, (Dalam Buchori 2019). Standar Operasional Prosedur (SOP) Adalah prosedur kerja yang dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi pegawai untuk meningkatkan pekerjaannya dalam sebuah organisasi atau perusahaan.

b.     Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah suatu standar atau pedoman yang tertulis dan dipergunakan untuk mendorong dan menggerakan suatu kelompok untuk tujuan organisasi”. Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan tata cara atau tahapan yang dilakukan dan harus untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu. Menurut Atmoko Tjipto (2011:16).

c.     Menurut Tambunan (2013:566). standar operasional prosedur (SOP) merupakan standart kegiatan yang harus dilakukan secara berurutan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan apabila ditaati akan membawa akibat seperti: lancarnya koordinasi, tidak terjadi tumpang tindih atau duplikasi, terbinanya hubungan kerja yang serasi, kejelasan wewenang dan tanggung jawab setiap pegawai.

            Definisi Menurut Para Ahli Tersebut Maka dapat disimpulkan bahwa Definisi SOP (Standar Operasional Prosedur) Adalah sesuatu yang menjadi penghubung antara prosedur pemerintahan yang dinyatakan secara tertulis berupa dokumen untuk menjadi acuan kinerja karyawan untuk instansi atau perusahaan

1.     Tujuan SOP

Tujuan pembuatan SOP adalah untuk menjelaskan perincian atau standar yang tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang diselenggarakan dalam suatu organisasi. Menurut Fajar Nur’Aini (2016:38).

tujuan pembuatan standar operasional prosedur adalah sebagai berikut:

1.     Konsistensi.

SOP dibuat agar setiap pelaksana/petugas/pegawai mengetahui standar yang telah ditetapkan, sehingga mereka mampu menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas atau pelaksana.

2.     Kejelasan Tugas.

SOP dibuat agar setiap pelaksana petugas atau pegawai mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.

3.     Kejelasan Alur.

SOP dapat memperjelas alur tugas, wewenang, dan tanggung jawab apa saja dari masing-masing pelaksana petugas atau pegawai terkait.

4.     Melindungi Organisasi.

Secara tidak langsung, SOP dibuat dengan tujuan untuk melindungi organisasi atau unit kerja, serta petugas atau pegawai dari tindakan malpraktik, atau kesalahan yang bersumber dari administrasi atau faktor lainnya yang dapat berdampak buruk bagi keberlangsungan hidup organisasi.

5.     Meminimalisasi Kesalahan.

Dengan kejelasan tugas, alur, tanggung jawab dan wewenang, maka setiap pelaksana petugas atau pegawai dapat meminimalisir atau menghindari kegagalan, kesalahan, keraguan, dan duplikasi dalam bekerja.

6.     Efisiensi.

SOP dibuat dengan tujuan membuat semua pekerjaan menjadi lebih efisien. Semua aktivitas kerja diharapkan dapat lebih cepat, cermat dan tepat sesuai dengan tujuan atau hasil yang ingin diraih, dengan bantuan SOP yang ada.

7.     Penyelesaian Masalah.

SOP berisi aturan dan batasan-batasan tertentu, bisa saja dalam pelaksanaannya terjadi gesekan antar karyawan yang menyebabkan konflik yang berkepanjangan. Selain perlu adanya campur tangan supervisor atau atasan, SOP juga dapat dijadikan landasan agar setiap karyawan dapat bekerja sesuai koridor kembali, yaitu tunduk pada aturan dan batasan sesuai SOP.

8.     Batasan Pertahanan.

Terkadang banyak pihak eksternal yang dengan seenaknya ingin mengetahui hal- hal yang sifatnya sangat privat bagi perusahaan. Sebagai contoh, seorang peneliti yang menginginkan untuk melakukan penelitian perilaku kerja dari sebuah organisasi (institusi). Dengan adanya SOP yang baku, maka pihak peneliti wajib melewati beberapa prosedur. Mereka tidak bisa langsung menuju ke bagian departemen atau bagian tertentu.

2.     Manfaat SOP

            Melihat pentingnya penggunaan SOP dalam manajemen, tentu ada beberapa manfaat atau keuntungan yang dapat diperoleh dengan adanya SOP tersebut. Namun hal tersebut dapat terjadi jika SOP dapat dijalankan dengan tepat. Karena banyak terjadi di beberapa perusahaan yang dapat berjalan dengan SOP yang tidak sesuai.

3.     Landasan penyusunan SOP

Menurut Budiharjo (2014:10) ada beberapa landasan yang diperlukan sebagai Pondasi dalam penyusunan SOP Dengan begitu SOP yang disusun akan sangat berguna bagi perusahaan atau organisasi apapun yang berkomitmen untuk menerapkannya. Beberapa landasan yang dimaksud adalah sebagai berikut:

1. Penyusunan kalimat dengan bahasa sederhana dan mudah dimengerti
2. Mudah untuk diterapkan
3. Mudah dikendalikan
4. Mudah diaudit
5. Mudah diubah disesuaikan perkembangan.

4.     Pihak penyusunan SOP

            Setiap perusahaan memiliki struktur organisasi yang terkadang berbeda dengan perusahaan yang lain. Ada perusahaan yang memiliki general manager, namun terkadang ada manajer perusahaan yang langsung berada di bawah direktur perusahaan. Terkadang ada perusahaan yang menggunakan manajer divisi recruitment, namun ada pula perusahaan yang menggabungkan divisi recruitment menjadi satu kesatuan di bawah naungan manajer HRD. Setiap perusahaan memiliki kebijakan sendiri untuk menentukan siapa yang berhak bergabung dalam struktur organisasi mereka, tentu harus sesuai dengan kebutuhan dalam perusahaan.(Fajar Nur’Aini, 2016:20).

            Begitu pula dengan siapa saja yang terlibat dalam pembuatan SOP perusahaan. Setiap perusahaan memiliki kebutuhan dan visi-misi yang berbeda dengan perusahaan lain. Dan orang yang mengetahui mengenai kebutuhan dan visi-misi itulah yang seharusnya bergabung untuk membuat SOP bagi perusahaannya. Selain itu, orang yang bergabung dalam tim tersebut juga harus memiliki pemahaman yang cukup mengenai posisi yang akan dibuatkan SOP nya. Ada beberapa posisi yang sebaiknya bergabung dalam tim untuk membuat SOP.

5.     Kriteria Dokumen SOP

Dokumen SOP perlu memiliki beberapa kriteria yang pada dasarnya dimaksudkan agar dokumen SOP yang dihasilkan benar-benar baik, dapat dipercaya, serta sejauh mungkin berguna bagi perusahaan yang menerapkannya. Beberapa kriteria yang dimaksud adalah:

1. Penyusunan kalimat dengan bahasa sederhana dan mudah dimengerti
2. Mudah untuk diterapkan
3. Mudah dikendalikan
4. Mudah diaudit
5. Mudah diubah disesuaikan perkembangan.

            Dengan beberapa kriteria diatas, hasil dokumen SOP yang disusun diyakini akan dapat menghasilkan prosedur standar yang dapat dipercaya, terutama bagi para pelaksana kerja dilapangan. Bagi atasan dari para pelaksana dapat bermanfaat sebagai alat kendali yang juga dapat dipercaya.Mengingat semua pekerjaan yang dilaksanakan sudah dioperasikan dengan prosedur standar baku yang sudah ditetapkan sehingga jauh lebih mudah dalam melakukan kontrol, kondisi seperti ini tentu sangat berguna bagi para pimpinan ataupun para pemilik perusahaan, terutama sebagai landasan dalam penyusunan rencana kerja untuk periode berikutnya.